Zeit ist oft Mangelware, da kann es nützlich sein, die richtigen Checklisten zur Hand zu haben.

• Man kann mit ihnen Arbeitsvorgänge strukturieren.
• Sie helfen, nichts zu vergessen.
• Man muss sich in einen Arbeitsvorgang nicht erst hineindenken.
• Sie machen auch umfangreichere Aufgaben delegierbar.
• Sie sind ein probates Mittel gegen Aufschieberitis. Ein häufiger Grund für das Aufschieben besteht in der Unwissenheit bzw. Unsicherheit, wie man eine Aufgabe am besten angeht.
• Durch Abhaken werden Arbeitsvorgänge dokumentiert und das Abhacken motiviert.
• Sie zeigen Lösungswege für Probleme.
• Sie steigern die Effizienz.
• Und mit einer Effizienzsteigerung geht in der Regel eine Kostenersparnis einher.

Natürlich sind diese genannten Vorteile einer Checkliste auch von der Art und vom Verwendungszweck abhängig und können sich deshalb von Fall zu Fall unterscheiden.

Nutzen Sie diese kleinen Organisationshilfen auch in Ihrer Arbeit? Wenn nicht, denken Sie einmal darüber nach, wo Sie solche Listen einsetzen können.

• Gibt es umfangreiche sich wiederholende, vielleicht sogar fehleranfällige Arbeiten?
• Müssen Sie regelmäßig Personen (z. B. neue Mitarbeiter) in Arbeiten einweisen?
• Organisieren Sie öfter Veranstaltungen (Feste, Schulungen etc.)?
• Müssen Sie in Ihrem Beruf häufig durchgeführte Arbeiten kontrollieren, Unterlagen prüfen?

All das sind Beispiele für den möglichen Einsatz von Checklisten. Einmal erstellt, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen.
 

Wie lege ich nun eine Checkliste an?

Eine Vorlage anlegen

Am besten erstellen Sie eine ‚Haupt-Checkliste‘ als Grundlage. Diese können Sie dann ja nach Verwendung anpassen. Damit haben alle künftigen Checklisten in etwa das gleiche Layout, was zur Übersichtlichkeit beiträgt. Ein Beispiel für eine Event-Checkliste finden Sie hier.
 

Internetrecherche

Immer vorab kurz das Internet konsultieren. Dort finden Sie unzählige Checklisten. Hier finden Sie sicher eine List, die Sie nur noch ein wenig Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechend anpassen müssen. Damit ersparen Sie sich einiges an Arbeit.
 

Informationen sammeln

Sammeln Sie Informationen für Ihre Liste. Fragen Sie sich zuerst selbst, welche Punkte unbedingt berücksichtigt werden sollen, dann fragen Sie Kollegen. Sammeln Sie möglichst viele „Inputs“.
 

Punkte strukturieren und sortieren

Wenn Sie dann alle Informationen gesammelt haben, geht’s ans Strukturieren und Sortieren entsprechend der richtigen Reihenfolge.

 

Inhaltlich komplett?

Beinhaltet die Checkliste alles Nötige? Lassen Sie die Liste von jemand durchsehen. Passen Sie wo nötig an. Und dann kann es losgehen. Tipp: Alle Checklisten am selben Ort speichern

März 2019