Wo fange ich an? Wo, wer, wie, was… hier finden Sie eine kurze Checkliste für Ihren nächsten Event.

Grundlegende Fragen:

  • Wer sind wir?
  • Warum veranstalten wir den Anlass – Ziel?
  • Für wen veranstalten wir den Anlass- Zielgruppe?
  • Was ist das Motto, der Aufhänger?
  • Wie lange soll der Anlass dauern? (inkl. Anreise, Abreise)
  • Wo soll er stattfinden? In welcher Grössenordnung – Anz. Teilnehmer
  • Wie gross ist das Budget?
  • Wer ist verantwortlich für den Anlass?

 

Wenn oben genannte Fragen beantwortet sind geht es an die Planung:

  • Ausarbeitung des Motos, was braucht es für die Umsetzung?
  • Idee/Themen sind klar => Ablaufplan erstellen / Timing, wann, wer, wie, was, wo (Checkliste)
  • Verantwortlichkeiten definieren, wer übernimmt welche Punkte gem. Ablaufplan
  • Detailliertes Anlass-Programm erstellen (Timing, Inhalte, Pausen, Auftritte, etc.)
  • Lokalität, Catering, Unterhaltung, Moderation, Redner, Dekoration, Geschenke, etc. buchen
  • Einladungen erstellen, evtl. Printmedien, Website, Digital Media bedienen
  • Anlass-Helfer organisieren (Empfang, Hostessen, Fotograf, Technik, etc.)
  • Gäste einladen, via Email, Einladungskarte, Digital Media
  • Anmelde-, bzw. laufender Antwortservice sicherstellen
  • Detailplanung des Anlasses ausarbeiten (Punkt für Punkt gem. Anlass-Programm)
  • Anlass-Helfer organisieren und instruieren (Empfang, Hostessen, Fotograf, Technik, etc.)
  • Anlasspartner Rückbestätigen (z.B. Helfer, Redner, Musik, Catering)

 

Wichtiges kurz vor dem Anlass:

  • Erinnerung an Teilnehmer gem. Anmeldeliste
  • Definitive Teilnehmerliste erstellen und Info an Anlasspartner (z.B. Caterer, Personal vor Ort)
  • Namensschilder, Anlassunterlagen, Präsentationen, Geschenke, etc. bereitstellen
  • Eine gute Anlass-Helfer Instruktion einplanen und durchführen
  • Check der Infrastruktur (Technik, Licht, etc.)

DURCHFÜHRUNG DES ANLASSES – ein Hauptverantwortlicher, er weiss alle Details, Anlass-Helfer kennen Ablauf

Nachbearbeitung des Anlasses:

  • Dankesbrief an alle Teilnehmer, Gäste & Anlasspartner, inkl. Bewertungs-Formular
  • Abrechnung, Kostenübersicht
  • Manöverkritik – was war gut, was muss verbessert werden?
  • Folgeplanung, nächster Anlass (abhängig von Firmenstrategie)